I de fleste virksomheter er samhandlingsplattformer og forretningssystemene sentrale IT-verktøy.
I samhandlingsplattformer som SharePoint, Teams, Slack og Workplace kommuniserer og arbeider medarbeiderne sammen, skaper innhold, finner og deler kunnskap og oppgaver. Innholdet er i stor grad i form av ustrukturerte data, som dokumenter, artikler og ulikt multimedia innhold. Samhandlingen i disse plattformene er gjerne gruppert i ulike samhandlingsarenaer, for eksempel «Kunde A» sin Teams kanal, «Prosjekt B» sitt SharePoint-rom, Slack området for «Produkt C» eller filområdet for «Avtaler type D» i Dropbox.
I forretningssystemene finner vi de strukturerte dataene, som tabeller for kunder og kontaktpersoner, salg og regnskapsdata, lagerbeholdning osv. Det som er paradokset, er at i svært mange tilfeller er det ingen IT-kobling mellom forretningsdataene og de prosesser som det arbeides med i forretningssystemene og de tilhørende samhandlingsarenaene i samhandlingsplattformene.
Fantastiske samhandlingsverktøy, men vi drukner i informasjon
Bruken av moderne samhandlingsplattformene brer om seg, og det skapes stadig mer informasjon. Dette er vel og bra, men over tid opplever de å drukne i informasjon: Vi sliter med å finne relevant informasjon, enda den trolig finnes ett eller annet sted på en av virksomhetens samhandlingsløsninger på ett av mange hundre, for ikke å si tusenvis av ulike samhandlingsarenaer. Hver dag opplever medarbeidere å lete etter informasjon, i en rekke ulike verktøy. Vi ser etter prosjektbeskrivelser, kontrakter, kundeplaner, produktinformasjon, rutinebeskrivelser, vi prøver å finne igjen en viktig e-post, vi husker ikke hvor chatmeldingen med den viktige lenken var lagt inn, vi finner ikke møtereferatet osv. Alt dette er ikke bare frustrerende for den enkelte, det koster penger og gir økt forretningsmessig risiko.
Manglende oversikt og kontroll gir tapt produktivitet og økt risiko
Den manglende oversikten og kontrollen over informasjonen i våre samhandlingsarenaer gir tapt produktivitet og økt risiko for virksomheten. Det åpenbare er at mye tid brukes på å finne eller gjenskape informasjon. Den tapte informasjonen kan også være forretningskritisk, og kan utsette virksomheten for juridisk risiko og økte kostnader. Dokumenter kan for eksempel inneholde personinformasjon som krever at det skal slettes etter en viss tid, hvor brudd på retningslinjene kan medføre omdømmetap og sanksjonskostnader. Det er ikke bare formelle kontrakter som er viktig å bevare, et møtereferat eller en godkjenning på e-post kan også være forretningskritisk. Uten kontroll og oversikt over innholdet er det svært vanskelig å ha god styring på tilganger; personer som bør ha tilgang har den ikke – og finner ikke informasjonen, mens andre igjen har beholdt tilganger til innhold de ikke skal lenger skal ha.
Mange samhandlingsløsninger blir ikke utnyttet optimalt siden opprettelsen av en ny arena skjer ad-hoc, uten kontroll og systemstøtte. Dette gjør at selve arbeidsflaten ikke blir tilpasset arbeidsoppgaven, hver arena blir enten tilpasset manuelt og ulikt, eller ikke tilpasset i det hele tatt.
Samhandling skjer i en forretningsmessig kontekst
Når vi samhandler skjer dette i en forretningsmessig kontekst, for eksempel samhandling om en sak, en kunde eller en leverandør, i forbindelse med gjennomføring av et prosjekt, aktiviteter vi gjør relatert til avdelingen, kollegaer eller fagområder, produkt- og tjenesteutvikling eller andre forretningsprosesser. Det vil derfor være naturlig å kunne koble samhandlingsarenaene til relevante forretningsmessige kontekster, og på tilsvarende måte enkelt kunne se eller få opprettet en egnet samhandlingsarena direkte fra sin forretningsmessige kontekst (for eksempel fra kundebildet i et kundesystem).
Collaboration Control sørger for at samhandlingsarenaene får en forretningsmessig kontekst og gjør det mulig å finne og lage egnede samhandlingsarenaer direkte fra forretningssystemene.
Med Collaboration Control kan samhandlingsarenaer opprettes direkte fra forretningssystemene – i en forretningsmessig kontekst. Dette kan gjøres helautomatisk, for eksempel når en ny oppføring har blitt laget eller fått en ny status.
Det kan gjøres halvautomatisk, hvor bruker igangsetter prosessen fra en oppføring og kan deretter gjøre egne konfigureringsvalg, for eksempel bestemme mal, velge sikkerhetspolicy osv.
Samhandlingsarenaer kan også opprettes fra en frittstående «App» uten å være en del av et forretningssystem, men vil også her kunne utnytte masterdata i virksomheten og kobles til disse.
Mange samhandlingsplattformer støtter bruk av maler og kan programmatisk konfigureres på en rekke områder. Med Collaboration Control kan slik malstøtte utnyttes, slik at opprettede samhandlingsarenaer automatisk blir konfigurert med rett mal og andre innstillinger. Samhandlingsarenaen blir dermed bedre tilpasset oppgavene den skal dekke. Arenaer av samme type får forutsigbare arbeidsflater, som igjen gir mer fornøyde og produktive brukere. Ved bruk av maler, kombinert med kobling til forretningskonteksten kan arenaer ha innebygget funksjonalitet for automatisering – for eksempel digital signering direkte fra dokumentene i samhandlingsarenaen.
Kjenner vi forretningskonteksten til innholdet på en samhandlingsarena kan det meste automatiseres. For eksempel vil det være mye enklere og raskere å implementere digital signering og andre løsninger for automatisert dokumentflyt og oppgavedeling når vi i samhandlingsarenaen allerede kjenner forretningskonteksten.
Dette er fra et «tilbudsrom» i SharePoint hvor det produseres tilbudsdokumentasjon for en eller flere relaterte salgsmuligheter. Her vises status og lenke til de aktuelle salgsmulighetene.
Eksempel: Dette er en salgsmulighet fra CRM løsningen med lenke til tilbudsrommet.
Det er allerede laget koblinger for markedets ledende samhandlingsplattformer som Teams og SharePoint, Slack, Workplace, Box, Google Drive og Dropbox. Andre plattformer, enten det er andre standardløsninger, nisjeløsninger, eller kundespesifikke løsninger kan støttes ved å konfigurere nye koblinger.
Koblingene som Collaboration Control skaper mellom samhandlingsarenaene og forretningskonteksten benyttes som grunnlag for katalogoppføringer. Disse blir dynamiske, det vil se at de automatisk oppdateres ved endringer i forretningsdataene, som for eksempel statusendringer ift. saksgangen, bytte av ansvarlig / eier av et informasjonsobjekt, endring av kundenavn osv. Det er også mulig i katalogen å vise avledete data, som sikkerhetsklassifisering av relatert innhold, GDPR/personvernstatus for å nevne noen.
Ved at samhandlingsarenaen er koblet til en forretningskontekst, kan denne konteksten brukes til å automatisk styre adgang og rettigheter. Hvis for eksempel forretningsobjektet er definert som sensitivt, vil kun brukere som har bestemte roller i forretningssystemet få adgang. Her kan også rettigheter dynamisk oppdateres ved endringer i forretningsdataene. For eksempel, ved bytte av kundeansvarlig kan ny person automatisk få rettigheter til relevante samhandlingsarenaer. Denne automatikken gir ikke bare økt informasjonssikkerhet, det gir mindre arbeid med manuell tildeling av rettigheter og generelt lavere supportkostnader.
Collaboration Control er et anvendelsesområde for LogIQflow, Skyvekrafts avanserte teknologiplattform for digitalisering av samhandlingsprosesser. Sikkerhet, skalering, ytelse og fleksibilitet er viktige egenskaper i løsningen.