tmeREG

Introduksjon

tmeREG er moderne og fremtidsrettet, hvor timeføringen enkelt kan integreres med relaterte forretningsdata og forretningsprosesser. Det er lagt stor vekt på å gjøre timeføringen så brukervennlig og effektiv som mulig, hvor registreringen kan gjøres på flere måter: via standard grensesnitt, fra en kalender, direkte fra Outlook oppføringer og fra en stoppeklokke applikasjon. tmeREG kombinerer fordelene til en standardløsning, kombinert med fleksibiliteten til et skreddersydd IT-system.

Timeføring må være effektivt og brukervennlig

For de fleste medarbeidere blir timeføring i dag oppfattes som et nødvendig onde. Dette skyldes hovedsakelig lite brukervennlige løsninger med unødig tungvint registrering, og hvor timeføringen oppleves som en løsrevet prosess fra andre arbeidsoppgaver og IT-verktøy.

For virksomheter som lever av sine timer, medfører dette gjerne tapte inntekter. Fakturerbare timer som «motvillig» blir lagt inn lenge etter at jobben faktisk ble utført, har en tendens til å bli underrapportert. For ikke-fakturerbare timer, har registrering i etterkant en tendens til å inneholde dårlig datakvalitet, slik at timeføringen gir mindre verdi for analyse og forbedringsarbeid.

Et sentralt krav er dermed enkel og effektiv registrering av timene og en god brukeropplevelse for dem som registrerer timer. tmeREG angriper problemstillingen med flere virkemidler:

Det er flere måter å få inn timene på, tilpasset hver brukers måte å arbeide på. Hver metode for registering skal være så enkel og effektiv som mulig.
Timeregistrering er en naturlig del av IT-løsninger man bruker i hverdagen, med kjente grensesnitt.
Ved registreringen skal det være enkelt å se og finne relevant relatert informasjon
Det skal være enkelt å få tilgang til hjelp, spesielt retningslinjer for føring av timer i egen virksomhet.

Timeføring er ett ledd i en verdikjede

Timeføring er ikke noe mål i seg selv, men en viktig aktivitet i en større verdikjede. Ved at tmeREG er bygget i Dataverse / Dynamics 365 er det enkelt å koble sammen timeføringen med øvrige forretningsprosesser, for eksempel kunne se på et prosjekt hva som er ført av timer, og fra et kundekort se timeføringen mot kunden. Timeføringsdata kan brukes som grunnlag for fakturering, på tilsvarende måte er dataene viktige i forhold til variabel lønnsberegning. Skyvekraft kan bistå med integrasjon av denne typen systemer og prosesser.

Det må være enkelt å få oversikt, innsikt og påminnelser

Det er mange roller involvert i timeføring; dem som fører timene, ledere, prosjektledere, kundeansvarlige, økonomi og HR. Andre roller vil også ha interesse av timeføringen for innsikt og analyse, for eksempel ift. sykefravær, kompetanseutvikling og lignende.
Det er derfor viktig at ulike interessenter enkelt skal kunne se og hente ut ønsket informasjon, samtidig som krav til informasjonssikkerhet og personvern blir ivaretatt. Dynamics 365 / Dataverse plattformen har kraftfulle mekanismer for granulert adgang til data. Med tmeREG kan øvrige sikkerhetsroller i bruk i virksomheten brukes og tilpasses.

tmeREG utnytter de store mulighetene som ligger i Dynamics 365 / Dataverse plattformen for rapportering og innsikt til data:

Varslinger og påminnelser er ofte et tveegget sverd: På den ene siden må vi bli varslet om det mangler registeringer, spesielt viktig er dette ved månedsavslutninger og andre milepæler for rapportering. Samtidig vet vi at for mange e-post varslinger gjør at disse blir oppfattet som en irritasjonskilde, og fort blir ignorert. Det er derfor viktig å hjelpe brukere til å holde seg ajour, samtidig som det skal være mulig å konfigurere kriterier for e-post varslinger som skal sendes ut. For å unngå å komme i etterskudd på timeføringen gir tmeREG brukere løpende informasjon om status og siste timeføring. I tmeREG kan dessuten de ulike ansvarlige konfigurere kriterier for å sende ut varslinger.

Flere metoder for timeføring, tilpasset den enkelte

En forutsetning for effektiv og brukervennlig timeføring er at dette kan gjøres som en naturlig del av de vanlige arbeidsprosessene, kombinert med bruk av øvrige IT-verktøy. Timeføring i tmeREG kan derfor utføres med ulike verktøy, og disse kan fritt kombineres. Dermed får hver enkelt bruker en løsning som er tilpasset egen arbeidssituasjon.

Tradisjonell registrering via standard App

Her benyttes det kjente Dynamics 365 / Dataverse grensesnittet, hvor timeføringen skjer enten via en egen tmeREG App, eller hvor tmeREG dashbord og tabeller er et av flere områder på virksomhetens standard App. For medarbeidere som uansett bruker andre deler av Dynamics 365 er tmeREG integrert i øvrig app et godt valg.

Her vises timeføringer i tradisjonell listeform, og det er laget støtte for enkel kloning og videreføring av eksisterende oppføringer. Plattformens innebygde mekanismer for massendring og flytautomasjoner kan selvfølgelig også benyttes. Når det gjelder selve registreringsskjemaet har Skyvekraft ikke bare tilpasset disse for en mest mulig effektiv registrering, vi har også laget støtte for å kunne vise relaterte data mens en ny oppføring registreres: Hva har timefører allerede ført samme dag på andre aktiviteter, hvilke timeføringer finnes allerede på denne aktiviteten.

Kalender kontroll

Timeføring kan også gjøres via en egen kalender kontroll. Her vises timeføring i forhold til to dimensjoner – dager og aktiviteter. Det er enkelt å se hvilke dager og aktiviteter som enda ikke er ferdig registrert for valgt periode, og det er enkelt å kopiere oppføringer som så kan justeres før innsending.

Integrert med Outlook

Med tmeREG tillegget til Outlook kan timeføring gjøres direkte fra Outlook. I tillegg kan Outlook kalender oppføringer, e-poster og oppgaver enkelt skape grunnlaget for en timeføring i tmeREG. Det er også enkelt å se i Outlook hvilke oppføringer som har blitt koblet til en timeføring.

Arbeid er en aktivitet – ikke et sted

Med tmeREG kan timeføring skje fra alle former for klienter: Fra PC, fra nettbrettet eller fra mobilen.

Stoppeklokken går!

tmeREGs stoppeklokke klient gjør at man kan starte og stoppe en eller flere slike, som automatisk skaper en tilhørende timeføring i tmeREG. Det kan enkelt settes på regler ift. minstetid, for eksempel for virksomheter som fakturerer pr. påbegynte halvtime osv.

Fleksibilitet – også i leveranseformen

tmeREG kan leveres både som en løpende abonnementstjeneste eller som en prosjektleveranse.

Hvis tmeREG kan leveres som en løpende abonnementstjeneste, vil kundens løsning motta løpende oppgraderinger og forbedringer. Spesialtilpassinger leveres som konsulenttjenester. Denne formen passer best for virksomheter som skal benytte tmeREG rimelig standardisert, kun med mindre tilpassinger.

Hvis tmeREG leveres som en prosjektleveranse, vil basisfunksjonaliteten ha en fast grunnpris, mens øvrig arbeide gjøres som konsulenttjenester. Om kunden senere ønsker å ta i bruk forbedringer / nye moduler vil arbeid med installasjon og konfigurering av disse gjøres som konsulenttjenester, på samme måte som spesialtilpassinger. Dette passer best til scenarier hvor timeføringen skal tett integreres med andre moduler og funksjonsområder i Dynamics 365 / Dataverse.

tmeREG er under utvikling – vil du være med på reisen?

Skyvekraft benytter tmeREG for sin egen timeføring – og forbedrer løsningen og utvikler de ekstra komponentene i parallell med den daglige bruken og tilbakemeldinger fra brukerne. Vi regner med å ha tmeREG klar for markedet i løpet av April 2022.

Vi ser nå etter en eller to virksomheter som kan tenke seg å bli med på et pilotprogram. Det er risikofritt å delta, og man kan være med på å påvirke løsningen og de relaterte tjenestene. Skyvekraft vil i tillegg belønne piloter som skulle ta løsningen i bruk, med rabatterte tjenester / gratis lisensperiode. Så bli med og påvirk fremtiden!

Send e-post til skyvekraftinfo@skyvekraft.com eller bruk vårt kontaktskjema!